Om personvern

20. juli 2018 trådde ny personvernlovgiving (også kalla GDPR) i kraft. Dette medførte at personvernlovgivinga vart lik i heile Europa. Lovgivinga gir deg som innbyggjar rett til sjølv å bestemme korleis dine personopplysningar skal handsamast og kven som skal få tilgang til dei.

Det vart strengare krav til dokumentasjon og risikovurderingar for verksemder, og rettane til dei registrerte vart styrka på fleire område.

Dei nye reglane inneber mellom anna:

• Meir openheit rundt innsamling og bruk av personopplysningar. Den som ber om samtykke til å bruke opplysningar skal gi klar og tydeleg informasjon om korleis personopplysningane skal brukast.
• Bruk av personopplysningar skal grunngjevast og avgrensast. Det vil ikkje være lov å samle inn eller lagre personopplysningar ein ikkje treng. Opplysningar som ein ikkje lenger treng, skal slettast.
• Uråka eller ufullstendige opplysningar skal rettast.
• Under visse betingelsar kan ein ha rett til å ta med seg personopplysningar frå ein verksemd til ein annan.
• Den enkelte får i visse tilfelle rett til å protestere mot handsaming av sine personopplysningar.
• Den enkelte kan slippe at det blir fatta viktige avgjersler om han eller ho basert på ein heilautomatisert handsaming av personopplysningar.
• Det blir høve til å påleggje ein betydeleg høgare gebyr ved brot på reglane.

Bykle kommune samlar inn og handsamar personopplysningar som vi treng for å utføre våre lovpålagde oppgåver og andre tenester, samt for å kunne handsame førespurnader vi får frå deg.

Når vi «handsamar personopplysningar», tyder det til dømes at vi samlar inn opplysningane, registrerer dei, set dei saman, lagrar dei eller utleverer dei.

For at Bykle kommune kan levere kommunale tenester og ytingar til deg som innbyggjar, er det nødvendig å handsame personopplysningar. Det gjeld òg i relasjon til kommunens tilsette, foreiningar, verksemder og andre samarbeidspartnarar.

Her er nokre sentrale lover og forskrifter som regulerer kommunens handsaming av personopplysningar:

• Den europeiske personvernforordninga (GDPR) regulerer kommunens handsaming av personopplysningar.
• Ny personopplysningslov utfyller personvernforordninga (GDPR) på enkelte område.
• Offentleglova med forskrifter inneheld reglar for når eit dokument er offentleg tilgjengeleg for allmennheten, og når eit dokument kan unndrast offentlegheit.
• Forvaltningslova inneheld saksbehandlingsreglar for korleis saka di vil bli handsama. Som part i saka har du særskilde rettar, mellom anna om innsyn i sakens dokument.
• Arkivlova inneheld blant anna reglar for korleis dokument blir lagra, samt avlevering til arkivinstitusjon.
• Opplæringslova inneheld reglar om blant anna innsamling, bruk og lagring av opplysningar til bruk i grunnskulen og ungdomsskulen.
• Helseregisterlova inneheld reglar om korleis helseopplysningar som blir samla inn, vil bli handsama, inkludert korleis dei blir sikra, kven som har tilgang og om dei kan utleverast til andre.

Andre aktuelle lover som gir adgang for kommunen til å handsame personopplysningar for å oppfylle kommunens lovpålagde oppgåver:

• Kommunelova
• Arbeidsmiljølova
• Barnevernlova
• Sosialhelsetenestelova
• Helse- og omsorgstenestelova
• Helsepersonellova
• Helseregisterlova
• Folketrygdlova
• Nav-lova
• Regnskapslova
• E-kom lova

Samtykke

I nokre tilfelle kan kommunen handsame personopplysningar om deg basert på ditt samtykke. Du vil i slike tilfelle bli informert om kva handsaminga går ut på og aktivt bli bedt om å samtykke til handsaminga av dine personopplysningar. Du kan når som helst trekke ditt samtykke til handsaming av personopplysningar tilbake. Ta kontakt med Servicekontoret i kommunen.

Bykle kommune hentar inn naudsynt informasjon frå deg direkte når du søkjer om ein teneste frå kommunen.

Når vi tilbyr lovpålagde tenester til våre innbyggjarar, kan vi om det er nødvendig henta opplysningar om deg frå andre offentlege myndigheiter eller offentlege register, til dømes ligningsopplysningar eller andre opplysningar frå Skatteetaten, NAV eller Folkeregisteret. Vi kan også be deg om å opplyse annan type informasjon når du til dømes søkjer om ein teneste eller ytelse.

Du har alltid rett til å få vite kor vi hentar opplysningar om deg frå i samband med dine tenester og ytingar i kommunen. Det einskilde fagområdet skal opplyse deg om dette i samband med at du til dømes søkjer kommunen om ein teneste eller ytelse.

• Kontaktopplysningar som namn, adresse, telefonnummer, e-postadresse.
• Opplysningar som er naudsynte for å identifisere deg, som fødselsnummer, d-nummer, kjønn, statsborgarskap.
• Opplysningar om dine relasjonar til andre, til dømes namn på ektefelle, sambuar, barn, sivilstatus.
• Helseopplysningar som diagnose, medisinar.
• Opplysningar knytte til dei tenestene som du som innbyggjar nyttar, til dømes barnehage, skule, byggesak, renovasjon m.m.

Du kan lese meir på Datatilsynet sine sider om kva som reknast som personopplysningar

Du oppgir personopplysningane direkte til oss, til dømes via nettskjema på heimesida vår. Opplysningane du fyller inn, vert oversendt til Bykle kommune. Opplysningane gjer kommunen i stand til å utføre saksbehandlinga av di førespurnad.

Bykle kommune ønsker å gje innbyggjarane eit digitalt svar på førespurnadene som vert sende inn. Det krev at vi må være sikre på at mottakaren er rett person. Du blir derfor bedt om å fylle inn fødselsnummer i enkelte skjema. Alle personopplysningar vil bli handsama konfidensielt og vil utelukkande bli nytta til saksbehandling av saka innsendinga gjeld. Fødselsnummer vil aldri visast på offentleg tilgjengelege dokument.

Vi hentar inn dine personopplysningar frå andre offentlege etatar, som til dømes Folkeregisteret, Kontakt- og reservasjonsregisteret, Arbeids- og velferdsdirektoratet (NAV), Utlendingsdirektoratet (UDI), Brønnøysundregistra og Statsforvaltaren.

Kommunen sin elektroniske sak- og arkivløysing er hovudverktøyet som blir nytta, og personopplysningane er her lagra i eit system der saksbehandlarane har personlege brukarnamn, og der aktivitet blir logga. I tillegg inneheld ei rekkje fagsystem personopplysningar, og desse er normalt sikra på same vis som i sak- og arkivløysinga. Den einskilde av kommunen sine tilsette har berre tilgang til dei systema og handsamar dei opplysningane vedkommande treng for å gjere sin jobb. Alle kommunen sine tilsette har teieplikt.

Personopplysningane blir normalt berre nytta til det formalet dei er samla inn for. Personopplysningane vert utleverte til tredjepartar der dette er nødvendig for saksbehandlinga, til dømes dersom anna offentleg mynde må uttale seg før eit vedtak kan fattast.

Personopplysningar blir òg overførte med heimel i lov til for eksempel NAV, sjukehus, politi, pensjonsleverandørar og skatte- og avgiftsmyndigheitene.

Enkelte av handsamingane vert utførte i system som blir drifta av eksterne leverandørar. Bykle kommune har inngått databehandlaravtalar som regulerer kva leverandørane kan gjere med personopplysningane som er lagra i systemet. Leverandørane kan som hovudregel ikkje nytte personopplysningane til andre formål enn å levere den avtalte tenesta.

Korleis blir opplysningane dine arkiverte og sletta? De fleste av handsamingane er regulerte av offentleglova, forvaltningslova og arkivlova som set krav til arkivering av opplysningane, og legg avgrensingar på moglegheita til å rette eller slette opplysningar. Dette er skildra i nemnde lover med forskrifter, i tillegg til personopplysningslova med forskrift. Opplysningane vil derfor normalt bli handsama for arkivformål i allmennheitens interesse også etter at saksbehandlinga er avslutta.

Kommunedirektøren er øvste ansvarleg for handsaming av personopplysningar.

Du kan utøve dine rettar ved å sende ein e-post til postmottak@bykle.kommune.no eller ved å kontakte vårt personvernombud. Du har krav på svar utan ugrunna opphald, og senest innan 30 dagar.

Kravet ditt vil i utgangspunktet bli handsama kostnadsfritt, men vi kan krevje administrasjonsgebyr ved fleire kopiar, overdrivelse eller grunnlause innsynsbegjæringar (https://www.datatilsynet.no/rettigheter-og-plikter/den-registrertes-rettigheter/rett-til-innsyn/)

Innsyn i eigne opplysningar Du kan be om ein kopi av alle opplysningar vi handsamar om deg. Dersom du ber om spesifikke opplysningar, til dømes om skulegang, vil førespurnaden ha kortare saksbehandlingstid. 

Les meir om retten til innsyn.

Korrigering av personopplysningar Du kan be oss rette eller supplere opplysningar som er feilaktige eller misvisande. 

Les meir om retten til å rette eller supplere opplysningar.

Sletting av personopplysningar I gitte situasjonar kan du be oss slette opplysningar om deg sjølv. 

Les meir om retten til sletting.

Begrensning av behandling av personopplysningar I nokre situasjonar kan du også be oss avgrense behandlinga av opplysningar om deg. 

Les meir om retten til avgrensing.

Protestere mot behandling av personopplysningar Dersom vi handsamar opplysningar om deg med grunnlag i våre oppgåver eller på bakgrunn av ei interesseavveging, har du rett til å protestere på vår behandling av opplysningar om deg. 

Les meir om retten til å protestere.

Du kan også be om retting eller sletting av mangelfulle eller uriktige opplysningar.

Dersom du henvender deg til oss med ei klage, vil vi normalt vise til eller leggje ved di førespurnad når vi tar kontakt med den innklaga parten. Du kan be om at vi ikkje oppgir kven du er ved førespurnader til den andre parten. Det skal imidlertid svært mykje til for å nekte ein part innsyn i ein sak dersom han/hun ber om det. Kommunen kan derfor ikkje garantere anonymitet ved slike førespurnader.

Hovudregelen etter offentleglova er at forvaltningsorgan sine saksdokument er offentleg tilgjengelege. Det betyr at presse eller andre som spør om det, vil kunne gjere seg kjent med innhaldet i kommunen sine saksdokument. Di førespurnad til oss vil dermed òg være offentleg uansett korleis ho kjem inn. Kommunen handterer imidlertid ein del dokument som inneheld taushetsbelagte opplysningar. Slike dokument blir unntatt frå offentlegheit. Interne dokument kan også unntakast offentlegheit dersom det finst lovhjemmel for å unnta dei. Dei unntas ikkje berre fordi dei er interne.